採用競争の激化やリソース不足を背景に、スカウト代行サービスの導入を検討する企業が増えています。その一方で、「思ったほど応募が来ない」「費用ばかりがかさんで効果が見えない」といった期待外れの声も少なくありません。
なぜそのような失敗が繰り返されるのでしょうか？
当記事では、スカウト代行でよくある失敗パターン、および、その防止策を詳しく解説。あわせて、HEROZのスカウト代行「BLOOMWORKS」によるそれらの課題の解決策をご紹介します。
よくある失敗パターンは大きく分けて4つです。
スカウト代行を導入した結果、「量」は確保できたものの「質」が伴わないという現場からの声が少なくありません。
その原因の1つが、スカウト条件が定型的で一括送信されること。いかに送信数が多くても、経験や志向などが自社のターゲットと異なる人材からの応募ばかりでは、スカウト代行を利用する意味がありません。
スカウト代行を利用しているにも関わらず、期待したほどの応募が集まらないという悩みもよく聞かれます。
その原因はいくつか考えられますが、例えば求人要件が曖昧で、競合との差別化が見えにくいスカウトの場合、候補者の目には止まりにくいでしょう。ターゲット層のインサイトもよく理解し、効果的なスカウトを行う必要があります。
スキルが高く十分な経験を持つ人材は、多くの場合、複数会社からのオファーを受けています。
それら複数のオファーを並べ、「この会社は自分を本当に成長させてくれるのか？」「この会社は自分を本質的に理解しているのか？」という厳しい視点で会社を比較・吟味しているため、安易なスカウトには反応しません。
スカウトの文面や求人の内容に十分な説得力と独自性がなければ、返信すらしない可能性もあるでしょう。
自社開発のAIによる3C分析（自社・競合・市場）を通じ、競合求人票との比較分析を実施。加えて、データに基づくペルソナ設計を行い、対象となる人材像と訴求内容を可視化します。従来型の勘や経験に基づくプロセスを排除し、AIによる客観的で効果的なターゲティングを実現します。
HEROZのAIは、各ターゲットに合わせた1to1スカウト文の作成もサポート。職歴や志向、業界トレンドなどを踏まえ、ターゲットごとにパーソナライズされたスカウト文を自動生成します。
また、自動生成されたスカウト文には社内HRBP（人事ビジネスパートナー）の監修も加わるため、機械的ではない「人の温かみ」も感じられるメッセージに仕上げることが可能。大量配信でありながらも、候補者一人ひとりに刺さるアプローチが実現します。
年間30名以上の即戦力採用を成功させてきた現役HRBP（人事ビジネスパートナー）が、依頼企業ごとのターゲット像を徹底的に深掘り。スキル条件はもとより、志向性や成長性、カルチャーフィットまで含めた「活躍人材」を定義した上でスカウト戦略を構築するため、自社が求める人材にしっかりと響く設計が可能となります。
さらに、あえて「応募に迷っている人材」にも積極的に接触する点もHEROZの特徴の1つ。数々の接触を重ねることで現場の肌感覚に基づく市場理解を深め、採用要件の見直しやチューニングに役立てることがその目的です。
これら活動を通じて採用要件の精度を高めることで、現場と経営の双方が納得できる意志決定へと近づけます。
数々の採用実績を持つHEROZ。過去には、わずか2年で従業員50名を純増させた事例もあるなど、同社のサービスは成長企業の採用力強化に大きく貢献しています。
加えて特筆すべきは、採用全体の60％以上がスカウト経由(*1)だったという点。その高い実績は業界でも注目され、日本国内でも特に高い企業成長を遂げた企業として「SalesNow成長企業セレクション2025」を受賞する(*2)など外部からも高い評価を獲得しています。
スカウト代行メールには、「ご経歴を拝見してご連絡しました」「貴殿のスキルに魅力を感じ」などの定型文が頻繁に使われがちです。
これら無難で画一的な定型文は、候補者にとって 「よく見るいつもの内容」となり、ほとんど印象に残りません。特に優秀な人材であればあるほどスカウトメールが多く届くため、似たような文面のスカウトに目が留まることはほとんどないでしょう。
スカウトの文面に、自社独自の価値観や働き方の細かなニュアンスが表現されていないケースも多々あります。企業カルチャーや働き方のニュアンスが伝わらない文面では、候補者にレスポンスを促すことはほぼ不可能でしょう。
スカウト代行会社がクライアント企業の カルチャーを十分に理解しないまま文面を作成すると、どの企業のスカウト文面にも当てはまる印象の薄い内容になるため、候補者の応募動機を喚起することはできません。
開封はされるものの、最後まで本文を読まずに離脱されるケースも多く見られます。
離脱される理由の多くは、 瞬時に自社の魅力が伝わるような冒頭文ではないため。加えて、メール文面が冗長または曖昧であれば、一層読了率は低下します。
相手が多忙なビジネスパーソンであることを念頭に置き、戦略的なメール文面を作成することが大切です。
自社開発のAIがWeb上の公開情報等をリサーチし、競合の出方や候補者の傾向などを詳細に解析。解析結果と企業の特徴・カルチャーを加味して訴求ポイントを明確にし、スカウトメールのベースとなる原稿を高速生成します。
高速生成された原稿に人の手を加えれば、心を感じられる冷たさのない文面の作成も可能です。
定型文を大量配信するだけの従来型のスカウト代行とは異なり、HEROZでは、個別でカスタマイズされた文面を月100通まで作成して配信。1通1通がパーソナルな内容となるため、メールを受け取った候補者は「自分だけに届いたメッセージだ」と実感します。大量配信と品質を両立させることで、多くの返信獲得を目指します。
また、HEROZの採用チームは、年間500件を超えるカジュアル面談を通じて、常に「今の転職市場のリアル」を肌感覚で捉えています。その肌感覚をスカウト文面の作成にも活かすことで、 単なる条件提示ではない「候補者に響く言葉」「心に刺さる伝え方」が可能となります。
候補者の反応や興味のツボを知り尽くしたメッセージは、高い訴求力を発揮することでしょう。
HEROZでは、単なる人事ヒアリングに留まらず、実際に人材を欲している現場部門にも赴き、詳細なインタビューを実施しています。
現場インタビューでは、チームの働き方や個々の活躍ぶりなどのリアリティを深掘り。この深掘りから得られた現場の温度感をスカウト文面へと反映させることで、候補者の中で「もっと知ってみたい企業の1社」へと昇格させます。
また、HEROZでは、AIが自動作成した初稿をそのまま送信するのではなく、必ずHRBP（人事ビジネスパートナー）が「人の視点」を交えて内容を精査・編集。AIが得意な網羅性やスピード、そして人間の持つ温かみや細部への気配りの両メリットを組み合わせることで、質の高いスカウト文面へと仕上げます。
スカウト代行サービスの中には、「月額数万円」など一見手頃に見える料金を提示しつつ、実際には成果報酬型の料金体系や有料オプションが多数存在しているケースもあります。
スカウト文面のカスタマイズやターゲティング精度向上、面談調整など、細かいサービスを追加するごとに料金が加算されれば、当初の予算を大幅にオーバーしてしまう可能性もあるでしょう。
スカウト代行サービスに任せれば、効率的かつ低コストでの人材採用が可能になる、と期待していたにも関わらず、いざ蓋を開けてみると、人材1人あたりの採用単価が高額になっていることに気付くケースもあります。
仮に応募が多かったとしても採用に至らなければランニングコストがかさみ、必然的に1人あたりの採用単価が上昇。「こんなことになるなら、自社で地道に採用活動を行ったほうが良かった」という人事担当者も少なくありません。
スカウト代行サービスの中には、月次レポートが形式的で、具体的な効果測定の指標が不明瞭なところもあります。
このような月次レポートの場合、スカウト配信数や開封率などの数値は示されるものの、その一連の活動が採用にどの程度役立ったのか、見えにくいこともあります。結果、「本当にこの投資には意味があったのか？」というモヤモヤした感覚のみ残し、契約終了に至る可能性もあるでしょう。
HEROZでは、他の多くのスカウト代行サービスに多く見られる成果報酬型や従量課金型の料金システムを一切採用していません。スカウト人数や採用人数に関わらず、「1求人あたり10万円＋1媒体あたり10万円」という月額料金は固定のままで、月額合計20万円から利用が可能。応募数やスカウト送信数には一切制限がないため、追加費用を気にすることなくサービスを利用できます。
サービスに含まれる内容も明確。不要なオプションや想定外の課金は発生しない設計です。月額固定制だからこそ、社内の予算管理や稟議取得も円滑に行われることでしょう。
HEROZ独自のAI技術により、スカウト文面の作成やターゲット分析、媒体運用などの高速化を実現。従来の手作業に比べ、業務効率は約10倍とされています。リソースが少ない中、大規模採用を試みることも可能です。
加えて、先にもご紹介した通り、AIによる高効率なスカウト採用が実現するにも関わらずコストは据え置き。サービスをフルに利用すればするほど、費用対効果の高さが際立ちます。
HEROZのスカウト代行サービスを利用した企業の中には、わずか2年間で単体6,800万円、グループ1億円以上の採用コスト削減を実現したところもあります。一般的なRPO（採用代行）や人材紹介会社と比べ、大幅な経費節減と費用対効果の獲得が実現したリアルな事例です。
スカウト代行を外部業者へ丸投げする形で運用し続けた場合、採用活動の設計や振り返りがすべて業者任せとなり、自社には何も採用ノウハウも残りません。このような状況の中で代行契約を終了した場合、自社は改めて採用ノウハウをゼロから再構築しなければならない事態に陥ります。
採用のPDCAを内製化できないまま外部依存が続けば、企業側の採用力は一向に成長しません。
スカウト代行会社の担当者が変更になると、その都度、自社の状況や採用要件を一から説明し直さなければならず、大きな工数がかかります。代行会社と契約する際には、引継ぎ体制の有無やナレッジ管理の仕組みなどを、しっかりと確認しておかなければなりません。
「気がつけば採用のすべてを外注している状態…。採用に関して、自社では何もできなくなっていた…」という声が聞かれることもあります。
業者依存が常態化すれば、当然ながら自社での採用力が低下。サービス提供終了とともに採用活動も停止、という危険な状態にも陥りかねません。
スカウト代行サービスを利用しながらも、いずれ自社で自走できるよう社内に採用プロセスや採用ノウハウを蓄積しておくことが大切です。
HEROZが提供するスカウト代行は、単なる人材採用サービスではなく「企業の採用力そのものを高める」ことを目的としたサービス。採用戦略やスカウト文面の設計、改善提案などを通じ、ノウハウを企業側と共有し還元する「HRイネーブルメント型」の支援を行っている点が、HEROZのサービスの大きな特徴です。
契約期間中、採用のPDCAを企業とHEROZが一緒に実践。自社の採用担当者の経験値を着実に引き上げ、自走化の土台を築きます。
オプションサービスとして、HEROZのHRBP（人事ビジネスパートナー）が採用マネージャー業務に同行し、OJT形式で業務プロセスを支援することも可能です。
実際の応募者対応やスカウト設計の現場にHRBP（人事ビジネスパートナー）が立ち会い、業務の支援だけではなくノウハウの共有も惜しみなく実施。人材スカウトを内製化できるよう支援します。
HEROZでは、単にスカウト代行サービスを提供するだけではなく、採用活動に必要なKPIの設計やターゲットペルソナの策定などの上流設計から伴走します。
これら伴走型のサービスを通じ、いずれ社内メンバーが自走できるよう必要なナレッジやツールも順次提供。単発支援ではなく「採用活動を組織に定着させる」という視点からの支援は、他社の代行サービスと一線を画しています。
HEROZでは、独自AIの導入と業務プロセスの標準化により、特定の担当者に依存しない運用体制を構築済みです。スカウトのターゲティングや文面作成もAIが再現可能な形で支援するため、仮に担当者が交代してもノウハウが失われることはありません。
誰が担当になってもスムーズに安定したサービスを提供できる体制を構築しているからこそ、属人化を原因としたトラブルとは無縁です。
プロジェクトの進行状況は、SlackやMicrosoft Teamsなどを通じて透明性の高い形で共有。過去のやり取りやナレッジも残存・蓄積されているため、途中参加のメンバーもスムーズにキャッチアップが可能です。
スカウト代行にありがちな「期待したほど応募が来ない」「テンプレ文で候補者に響かない」「費用対効果が見えにくい」といった課題。それらすべての課題に対し、HEROZのスカウト代行サービス「BLOOMWORKS」は的確な対策を用意しています。
自社開発のAIと現役採用チームの協業体制で、母集団の質・文面のパーソナライズ・運用の透明化を同時に実現。加えて、属人化を防ぐプロセス設計とノウハウ共有を通じ、社内に採用の自走力を育成します。
戦略設計は1社ごとに最適化。いかなる業種・職種・ポジションにも柔軟に対応が可能です。応募数やスカウト送信数無制限の定額制なので、費用面も安心してサービスを利用できるでしょう。成果指標も開封率・面談率・内定率・コスト削減額なども明確に開示しているため、十分な納得感を得ながら運用が可能です。
「もう採用で失敗したくない」「確実に結果を出したい」。そんな企業にはHEROZが最適なパートナー。まずは公式フォームから、お気軽にご相談ください。
